ბუღალტრული დოკუმენტები

ისევე, როგორც ადამიანის საქმიანობის ყველა სხვა სფეროში, ბუღალტრულ აღრიცხვასა და ანგარიშგებაში განსაკუთრებული ადგილი უკავია დოკუმენტებს. როგორც ბუღალტრული ისე საგადასახადო მიზნებისათვის, სამეურნეო ოპერაციების აღრიცხვა ხდება სათანადოდ შედგენილი პირველადი დოკუმენტების მიხედვით. არასწორად შედგენილი პირველადი დოკუმენტის საფუძველზე, ბუღალტრულ აღრიცხვაში ასახული ოპერაცია, შესაძლოა გახდეს საწარმოს მენეჯმენტისა და მთლიანდ საწარმოს სერიოზული ფინანსური და სამართლებრივი პრობლემების მიზეზი.

„დოკუმენტი„ – კანონში, განმარტებული არ არის, რის გამოც ხშირად სადავო ხდება, რა შემთხვევაში მიიჩნევა წერილობითი საბუთი „დოკუმენტად„ და რა შემთხვევაში არა. აღიარებული პრაქტიკის მიხედვით, იურიდიულ-სამართლებრივ დოკუმენტებს განეკუთვნება წერილობითი საბუთები, რომლებიც შედგენილია სამართლებრივი მოთხოვნების საფუძველზე, უფლებების, ვალდებულებების, იურიდიული ფაქტების, ანუ იმ მოვლენების დასადასტურებლად, რომლებიც წარმოქმნიან პირის ან პირის არმქონე სუბიექტის უფლებებსა და ვალდებულებებს.

იურიდიული დოკუმენტი უნდა აკმაყოფილებდეს გარკვეულ მოთხოვნებს: მისი შედგენა-გაფორმება ხდება მოქმედი კანონმდებლობით განსაზღვრული ნორმების შესაბამისად. როგორც წესი რეგლამენტირებულია დოკუმენტის ფორმა და შინაარსი, გაფორმების წესი, გამოყენების სფერო და სხვა. მხოლოდ წესების დაცვით მომზადებული დოკუმენტი გამოდგება სამართლებრივი ძალის მქონე უფლებებისა და ვალდებულებების დასადასტურებლად სამეურნეო, სამოქალაქო-სამართლებრივ ურთიერთობებში და სამართალწარმოებაში.

იურიდიული დოკუმენტის უპირველესი ფუნქციაა მათი გამოყენება მტკიცებულების სახით, იურიდიული მნიშვნელობის ფაქტების და/ან შესაბამისი უფლებებისა და ვალდებულებების დასადგენად. ამ დანიშნულებით გამოიყენება იურიდიული დოკუმენტები სახელმწიფო ორგანოებში, სასამართლოებში, ნოტარიატში, ყველა სახის საწარმოებში, ორგანიზაციებსა და სხვა ორგანიზაციულ-სამართლებრივ წარმონაქმნებში, მიუხედავად საკუთრების ფორმისა.

კანონმდებლობა არეგულირებს, დოკუმენტების როგორც მტკიცებულებათა მნიშვნელობას, მათი მოპოვების, შეგროვების, გამოკვლევისა და შეფასების წესებს. იგი მოითხოვს, რომ მტკიცებულება მოპოვებული იქნეს კანონიერი გზით. სხვა სიტყვებით თუ ვიტყვით, მტკიცებულების ძალა შეიძლება ჰქონდეს, მხოლოდ იმ დოკუმენტს, რომელიც მომზადებულია, მოპოვებული და წარმოდგენილია კანონით დადგენილი წესების დაცვით.

კანონი ასევე განსაზღვრავს დოკუმენტების ეგზემპლარების რაოდენობას, განაწილების, უცხო ენებზე შედგენილი დოკუმენტების თარგმანის მოთხოვნის, მაგნიტურ მატარებლებზე არსებული დოკუმენტების წარმოდგენის, დოკუმენტების შენახვის წესსა და შენახვის ვადებს.

გარდა იმისა, რომ დოკუმენტები ადასტურებენ ცალკეულ ფაქტებს, ისინი ასრულებენ ურთიერთ დაკავშირებულ საინფორმაციო და საორგანიზაციო ფუნქციებსაც, რაც თავის მხრივ აწესრიგებს სამეურნეო ურიერთობების მონაწილეთა დამოკიდებულებას. სათანადო დოკუმენტების ფონზე ეს დამოკიდებულება და ურთიერთობები ხდება მეტად გარკვეული, სტაბილური და პროგნოზირებადი.

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, დღემდე არ არსებობს „დოკუმენტის”, „იურიდიული დოკუმენტის” რამდენადმე სრული საკანონმდებლო განმარტება. მიუხედავად ამისა არსებობს სპეციალური მოთხოვნები ცალკეული სახის იურიდიული დოკუმენტის ფორმის, შინაარსის, გაფორმებისა და გამოყენების წესის შესახებ, რომლებიც მოყვანილია შესაბამის ნორმატიულ დოკუმენტებში.

ასეთი მიდგომის ტიპიური მაგალითებია:

საქმისწარმოების ერთიანი წესები (დამტკიცებული საქართველოს პრეზიდენტის 1999 1 ივლისის #414 ბრძანები), რომლის მიზანია საქმისწარმოების დოკუმენტბრუნვის მოწესრიგება, დოკუმენტების რაოდენობის შემცირება, მათი შედგენისა და ხარისხის ამაღლება.

საგადასახადო კოდექსი, რომლის თანახმად:

`სააღრიცხვო დოკუმენტაცია არის პირველადი დოკუმენტები (მათ შორის პირველადი საგადასახადო დოკუმენტები), ბუღალტრული აღრიცხვის რეგისტრები და სხვა დოკუმენტები, რომელთა საფუძველზედაც განისაზღვრება გადასახადებით დაბეგვრის ობიექტი, დაბეგვრასთან დაკავშირებული ობიექტები და დგინდება საგადასახადო ვალდებულებები~.

აღრიცხვის პირველად დოკუმენტებში სრულად და გარკვევით უნდა იყოს ასახული სამეურნეო ოპერაციის შინაარსი, საგანი, თანხა, სამეურნეო ოპერაციაში მონაწილე მხარეების დასახელება.

გადასახდის გდამხდელი ვალდებულია სრულად აღრიცხოს თავის საქმიანობასთან დაკავშირებული ყველა ოპერაცია, რათა გარანტირებული იყოს კონტროლი მათ დაწყებაზე, მიმდინარეობასა და დასრულებაზე.

საგულიხმოა, რომ საგადასახადო მიზნებისათვის, ხარჯებიდან გამოიქვითება მხოლოდ ეკონომიკური მიზნებისათვის გაწეული და პირველადი საგადასახადო დოკუმენტებით დადასტურებული ხარჯები.

საგადასახადო კოდექსი იძლევა საგადასახადო დოკუმენტის საკმაოდ სრულყოფილ განმარტებას:

1. პირველადი საგადასახადო დოკუმნეტი არის წერილობითი საბუთი, რომლითაც შესაძლებელია სამეურნეო ოპერაციის მხარეთა იდენტიფიცირება, აქვს თარიღი, მოიცავს მიწოდებული საქონლისა და გაწეული მომსახურების ჩამონათვალს, რაოდენობასა და ღირებულებას.

2. პირველადი საგადასახადო დოკუმენტი დგება არანკლებ ორ იდენტურ ეგზემპლარად, რომლებიც რჩება სამეურნეო ოპერაციის მხაერეებთან.

3. პირი ვალდებულია საგადასახადფო დოკუმენტი შეინახოს იმ კალენდარული წლის დამთავრებიდან, რომელსაც იგი მიეკუთვნება არანაკლებ 6 წლის განმავლობაში.

სააღრიცხვო მიზნებისათვის განსაკუთრებული მნიშვნელობა აქვს დოკუმენტის (ხელშეკრულებების, საგადასახადო ანგარიშ-ფაქტურის, სასაქონლო ზრდნადების, სალაროს შემოსავლისა და გასავლის ორდერების, საინვენტარიზაცი უწყისებისა და სხვა) ფორმისა და შედგენის წესების დაცვას, რაც აუცილებელი პირობაა სამეურნეო ოპერაციის საიმედო რეგისტრაციისათვის, აუცილებლობის შემთხვევაში მათი წარმატებით გამოყენებისათვის სამეურნეო დავების გადასაწყვეტად.

დოკუმენტების გაფორმების წესის ცოდნა, საშუალებას იძლევა თავიდან ავიცილოთ დოკუმენტებთან დაკავშირებული ნეგატიური შედეგები და სამართალ-დარღვევები. დოკუმენტის გაფორმების წესების დარღვევა იწვევს მათ ბათილობას. ბათილი და შესაბამისად იურიდიული ძალის არმქონე შეიძლება აღმოჩნდეს წესის დარღვევით შედგენილი დოკუმენტები და დოკუმენტების პირები, ამონაწერები დოკუმენტებიდან, რომლებიც არ იკითხება, მათი სისწორე არ არის დადასტურებული კანონმდებლობით განსაზღვრული წესით.

როდესაც ხდება დოკუმენტების გადაგზავნა ოფიციალურ ორგანოებში სასურველია, ხშირად კი აუცილებელია ასეთი გაგზავნის დამადასტურებელი ქვითრის ქონა.

როგორც წესი დოკუმენტებში დაუშვებელია: ტექსტის შეცვლა მისი ერთი ან რამდენიმე ნაწილის მექანიკური შეცვლითა და გადადაგილებით, აბზაცების ამოღება კოპირებისას, ამოფხეკა და წაშლა ქიმიური ან ხვა წესით. დაუშვებელია შეცდომები სალაროს შემოსავლისა და გასავლის ორდერებში, ფულად ჩეკებში. დაუშვებელია თანხების გადაკეთება სასაქონლო ზედნადებებში, საგადასახადო ანგარიშ-ფარქტურებში და სხვა.

დოკუმენტის შინაარსთან და ფორმასთან დაკავშირებულ პასუხისმგებლობასთან ერთად, შესაძლოა დეფექტიანი დოკუმენტთან დაკავშირებული უფლებების დაცვაც. რიგ შემთხვევებში დაიშვება დოკუმენტის ცალკეული ხარვეზის გამოსწორება. დასაბუთებულ შემთხვევებში შესაძლოა ხარვეზიანი დოკუმენტი მიღებული იქნეს როგორც ნამდვილი დოკუმენტი, ასევე მოხდეს მისი ცნობა ბათილად და ანულირება.